직원이 퇴직할 때 회사가 챙겨야 할 것들

직원을 잘 채용하는 것도 중요하지만, 직원들과 잘 이별하는 것도 중요합니다
보통 재직 중에는 노무이슈를 제기하기 않다가 퇴직한 이후에 연차수당, 퇴직금 등 임금체불 진정 등 관련 노무이슈를 제기하는 경우도 많기 때문입니다. 

이번 HR포스팅에서 근로관계 종료 시 회사가 어떤 것들을 챙겨야 하는지 철저하게 HR실무자 입장에서 정리했습니다.

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어떤 방식으로 근로관계를 종료했는지에 따라 회사가 검토해야 할 노무 리스크는 달라질 수 있으나, 기본적인 사항인 사직서 수령, 퇴직금·연차휴가 정산, 금품청산, 4대보험 상실신고 등을 잘 지킨다면 최소한의 법적 분쟁은 막을 수 있습니다. 

① 사직서 수령 

사직의 의사표시는 구두, 서면 모두 가능하며, 구두로 하여도 효력이 인정되나, 사직일, 사직 사유 등과 관련하여 분쟁의 소지를 줄이기 위해 가급적이면 서면(전자문서 포함)으로 사직서를 수령하는 것이 타당합니다.

사직서에는 사직 사유, 마지막 근무일, 퇴사희망일 정도만 명시해도 되며, 본인이 제출했음을 확인할 수 있는 서명까지 받는 것이 좋습니다. 

만약, 근로자가 사직서 제출을 거부한다면 사직의사를 확인할 수 있는 문자, 카톡, 이메일 등의 자료를 남겨 놓는 것도 가능합니다.


② 급여, 연차수당, 퇴직금 등 14일 이내 금품청산

근로기준법 제36조에 따라 사용자는 근로자가 퇴직한 경우 그 퇴직일로부터 14일 이내에 임금, 보상금, 그 밖에 일체의 금품을 지급하여야 합니다.

따라서 근로관계와 관련하여 근로자에게 귀속하는 일체의 금품, 상여금, 적립금, 퇴직금, 연차수당, 해고수당, 재해보상금 등 모든 금품을 정산하여 퇴직일 14일 이내 지급하여야 합니다. 

14일의 계산은 근무일과 관계없이 역일에 따라 계산하며, 마지막 근무일의 다음날로부터 14일이 경과하기 전에 금품청산이 이루어져야 합니다. 퇴직일로부터 14일 이내 금품청산이 이루어지지 않으면 연 20%의 지연이자를 부담해야 합니다.

한편, 당사자 사이에 합의한 경우에는 그 지급기일을 연장할 수 있습니다. 4대 보험료 정산, 소득세 정산 등 14일 이내 지급이 어려운 경우에는 근로자에게 금품청산 연장 동의를 받아 지급기일을 연장할 수 있습니다. 참고로 당사자 간 금품청산 연장에 합의하더라도 지연이자는 지급해야 합니다.


③ 4대보험 상실신고 및 이직확인서 작성

퇴사일 기준으로 다음 달 15일까지 4대보험 상실신고를 해야 합니다. 만약 신고 기한을 지키지 않거나 신고하지 않으면 과태료가 부과될 수 있습니다. 

다른 4대보험과 달리 고용보험은 근로관계 상실 사유를 입력해야 하며, 이에 따라 실업급여 수급 자격이 달라집니다. 상실신고 이후 사유 변경 시 최대 300만원의 과태료가 부과될 수 있으므로 신중하게 작성해야 합니다.

참고로 상실한 날의 다음 달 15일 이전까지 퇴사사유 변경신고를 한다면 과태료가 부과되지 않으나, 그 이후에 정정 신고를 한 경우에는 과태료가 부과됩니다.

이직확인서는 고용보험 피보험단위기간, 평균임금 등을 확인할 수 있는 서류로 실업급여 금액 산정 시 꼭 필요한 자료입니다.
근로자가 사업주에게 이직확인서 요청 시 10일 이내 발급해주어야 하며, 기한을 준수하지 못한 경우 최대 30만원의 과태료가 부과될 수 있습니다.

또한, 이직확인서를 허위작성한 경우 100만원의 과태료가 부과될 수 있으므로 유의해야 합니다. 


④ 퇴직서류의 보관

근로기준법 제42조에 따라 아래의 계약서류를 3년간 보존해야 하며, 임금채권 발생일로부터 3년간 임금체불 진정도 가능하므로 이에 대응할 수 있도록 관련 서류를 관리할 필요가 있습니다.

 
Posted by 김동미 노무사
(노무법인 미담)